Nhìn chung khái niệm Kaizen là gì thật ra rất rộng. Nó liên quan đến cả môi trường làm việc, con người và quy trình lẫn công cụ. Đảm bảo sự liên kết giữa công việc với nhau, giữa các nhân viên nhằm tạo ra hiệu quả, an toàn, môi trường thân thiện đặc biệt tránh lãng phí nhân và vật lực. Ảnh hưởng tác động lớn nhất vẫn là làm sao cho nhân viên cảm thấy phù hợp và hạnh phúc khi làm việc.
KAIZEN Là Gì ?
Một trong những thuật ngữ văn hóa kinh doanh Nhật Bản đã được áp dụng trên toàn cầu. Tạo ra sự khác biệt và thành công lớn cho nhưng công ty Nhật Bản mà còn là những công ty áp dụng nó. Kaizen (改善), Kai có nghĩa “cải- thay đổi”, zen có nghĩa “thiện- tốt hơn”. Kết hợp lại có nghĩa “thay đổi để tốt hơn” hoặc “liên tục cải thiện”. (“Change for the better”-“continuous improvement.”)
Nguyên tắc Kaizen
Triết lý vận hàng Kaizen có 5 nguyên tắc chính là yếu tố quyết định thay đổi áp dụng đó là: kiểm soát chất lượng, vận hành đúng thời gian, tiêu chuẩn hóa công việc, sử dụng công cụ hiệu quả, loại bỏ lãng phí. Thay đổi nhỏ trong các khâu rồi mới thay đổi toàn bộ quy trình, áp dụng Kaizen cần phải có thời gian và áp dụng đúng lúc thông qua 5 nguyên tắc chính rồi vận hành chi tiết.
1.Kiểm Soát Chất Lượng-Quality Control
Kiểm soát chất lượng(QC) là một quá trình mà các chủ thể xem xét chất lượng của tất cả các yếu tố liên quan đến sản xuất. Phải luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm ở các khâu để tạo ra sản phẩm cuối cùng đúng tiêu chuẩn. Kiểm soát chất lượng sản phẩm để kịp thời thay đổi phương thức vận hành đầu ra sản phẩm, khắc phục quá trình phát sinh lỗi sản phẩm. Luôn kiểm tra tính năng sản phẩm
Kiểm soát chất lượng chia làm hai phần: Kiểm soát chất lượng con người và quy trình sản phẩm. Luôn thúc đẩy đào tạo con người có chuyên môn năng lực, phù hợp với vị trí và chuyên môn. Tinh thần mong muốn các sản phẩm đưa ra thị trường là sản phẩm tốt nhất về chất lượng lẫn hình thức.
Trong đó ở mỗi lĩnh vực có các quy trình QC khác nhau, nhưng đơn cử là ISO 9001
2.Vận Hành Đúng Thời Gian- Just-in-time Delivery
Nguyên tắc này yêu cầu giảm thời gian lãng phí, tăng hiệu quả vận hành nguyên nhiên liệu trong quy trình sản xuất, mọi thứ phải đúng thời gian. Cho phép người quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát các nguyên vật liệu đầu vào và đầu ra. Kiểm soát vận hành nguyên nhiên liệu không thừa không thiếu, chuyển giao qua các khâu đúng thời gian. Giảm được các chi phí vận chuyển, lưu trữ, lưu kho bãi sản phẩm.
Kanban “Bảng thông tin” là một ví dụ điển hình nó được Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp tại Toyota, đã phát triển Kanban để nâng cao hiệu quả sản xuất. Bằng cạch dùng các thẻ màu để đánh dấu, báo và lưu số liệu các hàng hóa nguyên vật liệu đang thiếu, gần hết để đặt nhập mới. Nhân viên hay người quản lý có thể nhanh chóng kiểm soát vận hành biết được thừa thiếu tại thời điểm nhất định.
3.Tiêu Chuẩn Hóa Công Việc-Standardized Work
Khi vận hành công ty hay quy trình điều quan trọng là phải có những quy tắc áp dụng như ban hành các điều luật, quy định nội dung công việc. Không áp dụng nhiều quy trình mang tính tùy nghi sẽ dẫn đến không thống nhất khi làm việc. Thời gian sản xuất một sản phẩm, hình thức vận hành, vận chuyển sẽ ảnh hưởng đến chi phí, chất lượng, tính hiệu quả công việc.
Sử dụng nhân lực cho từng khâu đúng quy trình, sự luân phiên nhân sự phải thông qua một quy tắc nhất định. Một tổ hợp sản phẩm phải quy định sử dụng bao nhiêu thời gian, nhân sự, nguyên nhiên liệu cần thiết.
4.Sử Dụng Công Cụ Hiệu Quả- Use of Efficient Quipment
Phân bổ ngân sách, vật dụng công cụ hợp lý cho từng vị trí vài trò trong khâu thống nhất. Một điều là cần phải có kho lưu giữ công cụ, tính sắp xếp công cụ theo mô hình để tránh tình trạng hỗn độn khi tìm kiếm. Cần phải có người biết sử dụng các công cụ khi làm việc cũng như sử dụng vào đúng mục đích của công cụ.
Ví dụ khâu vận chuyển phải tính đến các vật dụng vận chuyển từ kho bãi đến xuất hàng hóa như xe tải, xe nâng, bằng chuyền cầu bao nhiêu là đủ không dư không thừa.
5.Loại Bỏ Lãng Phí- Elimination of Waste
Lãng phí có thể liên quan đến thời gian làm việc qua nhiều khâu để ra sản phẩm. Loại bỏ những yếu tố kéo dài thời gian sản phẩm không cần thiết. Loại bỏ cả các thủ tục hành chính nội bộ không cần thiết nhất là kiểm soát xuất lưu. Không để một khu vực, phòng ban, khâu sản xuất chờ đợi một quy trình hay quyết định, thông qua để sản xuất làm việc. Tránh tình trạng ngồi chơi đợi quyết định mới làm.
Cải tiến máy móc tránh tốn kém mua nguyên vật liệu sản xuất lẫn chế biến. Tận dụng để tái sản xuất nếu có thể áp dụng được.
Tiền Tố Áp Dụng Keizen
Keizen cũng có năm yếu tố để áp dụng: làm việc nhóm, kỷ luật bản thân, tinh thần cải tiến, đề xuất hiểu quả, chất lượng. Yếu tố làm việc nhóm quan trọng nhất cần có một tập thể để vận hành các yếu tố còn lại.
Cải tiến áp dụng phương thức vòng tròn PDCA “Plan-Do-Check-Act”. Lên kế hoạch, chọn phương án, kiểm tra, hành động.
Sources: https://www.investopedia.com/terms/k/kaizen.asp
https://tulip.co/glossary/what-is-standardized-work-and-how-to-apply-it/